告别海量纸质文档 开启无纸化办公模式

2017-12-05

同事A大清早来公司,突然发现搁在抽屉里的文件被小强咬破了页脚;隔壁办公室的同事B喝下午茶时不小心把咖啡泼在了客户刚签的合同上;小C不过是出门接了壶水,回来时放在桌角的文档已经不知所踪……诸如此类的办公室“灾难片”几乎每天都在上演,这些关于纸质文档的意外事故着实令人防不胜防。

有过类似经历的朋友们,应该深有体会,当遇到纸质文档损坏或者丢失事件时,总会无比头大,心中不免奢望,要是这些纸质文档能够像电子文档一样可以一键复原就好了。

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这还不算完,你可能还曾见识过这样的场景,老板临时需要某一份文件,年轻的小助理面对办公桌上堆积如山的文件夹无从下手;销售人员想找一份公司以往的合同案例,需要跨部门咨询,经过层层批准才能调用;公司申报项目需要准备各类足以证明资质的材料,负责人得从各个部门收集文件……层层叠叠的纸质文档不断打乱我们的工作节奏,可谓“兵荒马乱”。

其实,随着互联网技术的发展创新,企业办公也逐渐进入了信息化时代,人们的文档管理方式在潜移默化中得到了很多的改善。传统的纸质办公方式显然已经无法满足时代的需求,如今人们需要的是一个更加高效、更加便捷、更加安全的纸质文档管理模式。

于是为了适应现代化的办公需求,无纸化办公逐渐普及开来,并且在发展过程中不断得到优化。在无纸化办公模式下,一个满足时代需求的纸质文档管理工具是必不可少的。随着大数据概念的火速蔓延,现代化的纸质文档管理工具也逐步向信息化、数据化、智慧化前进。

纸质文档管理,纸质文档管理方案

例如,云脉纸质文档管理解决方案就是大数据时代下的产物,由于该解决方案内含OCR云识别、云检索和云管理服务,让各个企业的海量纸质文档走上大数据的轨道,实现了企业智能化办公。

现代化的纸质文档管理工具一般需要包括以下几个基本功能:

1、提高文件处理速度

办公讲究效率,文件的处理速度直接影响员工的办公效率,如何提高文件处理速度,妥善处理线上文件至关重要。

2、扫描、保存、共享文件

这三个功能可以说是纸质文档管理工具中必不可少的功能了。重点还是在于扫描识别后是否能够实现线上自由编辑。这一点,是云脉纸质文档管理方案的强项,扫描之后的文档图片可以根据个人需求进行裁切、亮度调整、色差调整甚至清晰度调整等处理。高精度识别文档内容,提取文本,保存之后便可进行自由编辑,导出支持txt、word、双层pdf和以及纯文本pdf。识别语言种类丰富,除了常规的简体、繁体中文,还支持日文、韩文、英文等14种语言的识别。

文档识别,文档纠错

3、组织和文档归流

大中型的企业由于文档数量庞大,常常陷于难以梳理的困境。文档管理需要能够智能化进行文档的组织和归流,方便用户按照类型进行查找,有效提高工作效率。

4、信息安全防护

信息安全是每一个企业都必须要注意到的问题,公司的纸质文档中很可能包含有机密文件,一旦泄露,后果不堪设想。云脉纸质文档管理解决方案可设置在公司内部的私有云上,采用领先的文档权限控制和SSL传输加密技术,为文档安全保驾护航。

一个智慧化的纸质文档管理平台,更能够贴近公司的生产、经营和管理。从大数据的角度出发,提高公司员工的办公效率和办公质量。是时候告别海量纸质文档,开启无纸化办公模式了。

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